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Ein Beispiel aus der Praxis

Die folgenden Seiten führen Sie durch einen typischen Vorgang.

Herr Meyer ist Mieter einer Wohnung in einer WEG-Verwaltung. Er meldet einen defekten Wasserhahn im Keller. Laut Teilungserklärung ist dieser Teil des Kellers Gemeineigentum. Ein Absperrhahn liegt aber im Keller der Eigentümerin und Vermieterin Frau Müller. Diese muss daher auch informiert werden. Frau Schmidt, die Mitarbeiterin in der Verwaltung, nimmt den Anruf entgegen und prüft die Angelegenheit. Anschließend wird, nach Rücksprache mit dem Eigentümer/Bewohner, die Reparatur veranlasst. Dazu sind nochmal mehrere Telefonate für die Terminabstimmung nötig. Nach erfolgter Reparatur werden Eigentümer und Bewohner über den erfolgreichen Abschluss informiert.

Von der Meldung eines Schadens in einem Objekt über die Bearbeitung, die Beauftragung eines Handwerkers bis zur Fertigmeldung sind
hier viele einzelne Schritte nötig.

Beim Einsatz von ProCSM reduziert sich dies auf einige wenige Schritte. Die Bildschirme zeigen Ihnen welche Daten erfasst werden und wie die Beteiligten den Fortschritt der Arbeiten sehen.

Je nach Konfiguration als WEG oder Mietverwaltung sehen
die Bildschirme leicht unterschiedlich aus.
Die Unschärfe der Bilder resuliert aus der Verkleinerung.
Einzelne Details können je nach Konfiguration etwas anders aussehen.

 

Starten Sie mit dem Bildschirm den die Verwaltung nach dem Login sieht.




Das Cockpit: Der Ausgangspunkt

 
Das Cockpit sehen die Mitarbeiter/innen sofort nach dem Login. Dabei werden zuerst die neuen Einträge angezeigt. Von hier aus kö nnen dann gezielt die einzelnen Vorg nge aufgerufen werden. Jeder Mitarbeiter kann sich eine Liste der zugeordneten Objekte anlegen. Damit können die Meldungen, Aufträge und Dokumente zu einem Objekt schnell ausgewählt werden. Links sehen Sie die aktuellen Objekte. Rechts stehen die einzelnen Vorgänge
 
 

Weiter zur Eingabe einer Meldung


Eingabe einer Meldung

Auswahl einer WE
nur in der WEG- Verwaltung bei Eigentümern.
Die Art der Meldung muss
spezifiziert werden.
Für die Bewohnerund Eigentümer
gibt es auch eineWebseite für Smartphones.
 
Bewohner und Eigentümer erfassen die Meldungen in einem Online-Formular.Jeder Vorgang erhält automatisch eine laufende Nummer.Das System unterscheidet WEG-, Mietverwaltung und eigener Bestand.So erscheint die Auswahl "Schreiben als Beirat" nur in der WEG-Verwaltung,wenn ein Eigentümer auch als Beirat fungiert. Durch die Auswahl eine Meldungsart kann die weitere Verarbeitung gezielter erfolgen. Automatische Verartbeitungsschritte lassen sich anschließen.Nach der Eingabe wird der Eintrag mit dem Status "Neu" in der Meldungsliste auf der Verwaltungs-Seite sichtbar. Optional kann beim Erstellen eines neuen Eintrags zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung an die Verwaltung erfolgen.
 
 

Weiter zur Bearbeitung der Meldung


Bearbeiten einer Meldung

Die von den Bewohnern eingegebenen Meldungen erscheinen als "Neu". Anzeige der Details der Meldung mit Click auf die ID
 
Die Liste kann nachunterschiedlichen Spalten sortiert werden.
Hier können Anmerkungen eingegeben werden
 
Hinweis: Das Original-Formular kann im Aussehen leicht von diesen Abbildungen abweichen.
 
Nach der Auswahl eines Vorgangs aus der Liste kann dieser bearbeitet werden.Zunächst wird der Status auf "Angenommen", "In Arbeit" oder "Abgelehnt" gesetzt.Der Absender sieht diese Änderung in seiner Online-Liste und erhält auf Wunsch sofort noch eine E-Mail. Zu einer Meldung kann eine Antwort an den Absender vermerkt werden. Auch eine interne Notiz ist möglich. Diese sieht nur die Verwaltung. Im zweiten Teil des Formulars werden die Angaben für den Dienstleister hinterlegt.Die Dienstleister werden in den Stammdaten von der Verwaltung gepflegt.
 
 

Weiter zur Erteilung eines Auftrags


Meldung wird zum Auftrag

Liste derAufträge. Sortierbar
 
Bei einzelnen Feldern werden beim Berühren mit der Maus zusätzliche Informationen eingeblendet.
 
Nachdem eine Meldung akzeptiert ist, wird sie zum Auftrag. Die Liste zeigt Aufträge die sofort vergeben oder zunächst gesammelt werden. Von hier aus können jederzeit E-Mails mit den relevanten Daten an den Handwerker verschickt werden. Fertige Aufträge können später archiviert und gelöscht werden.Über die Icons werden Details aufgerufen und bearbeitet sowie Termine verwaltet.
 
 

Weiter zur Bearbeitung durch den Handwerker


Dienstleister / Handwerker sieht den Auftrag

Nach dem Login in das System sieht der Dienstleister seine neuen Aufträge.
 
Diese können nach Status selektiert werden

Alle Infomationen sind auf dem Smartphone in der WebApp sichtbar

Handwerker mit klassischem Mobiltelefon erhalten optional eine kurze Info per SMS und weitere Details in der Software und in einer E-Mail.

 
Nach dem Login sieht der Handwerker seine Aufträge. Der Status wird entsprechend der Ausführung geändert und auf Wunsch kommentiert. Der/die Bewohner/in erhält sofort den Hinweis per E-Mail, daß die Arbeiten erledigt sind oder eine spätere Ausführung erfolgt.
 
   

Weiter zur Terminabstimmung


Terminabstimmung

Zur Abstimmung des Termins vor Ort wurde eine Terminfindung eingestellt
Ein oder mehrere mögliche Auswahlen können angekreuzt werden
 
Wenn bei der Abstimmung ein gemeinsamer Termin gefunden wurde, so werden alle Beteiligten informiert


 
Verwaltung, Handwerker und Bewohner/Eigentümer können dann auch gemeinsam über die Software einen Termin finden und vereinbaren. Wenn ein Termin passet, werde alle per E-Mail, App und auf Wunsch auch per SMS informiert.
 
  

Weiter zur
Fertigstellung


Fertigstellung

 
Nachdem der Hausmeister, ein Handwerker oder eine Service-Firma den Auftrag als "Fertig" markiert hat, erhält der Bewohner und/oder der Eigentümer eine E-Mail. Die Software führt die Meldung nun bei allen Beteiligten als "Erledigt". Auf Seiten der Verwaltung sind hierzu keine (!) weiteren Schritte nötig.

Dieses Beispiel zeigt, wie reibungslos die Kommunikation erfolgen kann. Die Kosten werden reduziert und gleichzeit wird die Transparenz für alle erhöht.

Weitere Informationen:
- Eine Kosten-Nutzen-Berechnung
- Eine Übersicht über die Module und Preise