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Produkt: Übersicht

Die Kernpunkte des Produktes

ProCSM ist eine webbasierte Software für die Kunden­betreuung und unterstützt die Verwaltung bei der

 » Bearbeitung der Kundenanfragen und Schadensmeldungen
 » Koordination der Handwerker
 » Bereitstellung von Dokumenten per Internet

ProCSM arbeitet im Team mit Ihrer Verwaltungssoftware.
  • Für die Nutzung ist nur ein Web-Browser nötig
  • Die Software wird auf Mietbasis angeboten
  • Verwaltung, Bewohner, Eigentümer und Dienstleister
    arbeiten auf einer gemeinsamen Online-Plattform
  • ProCSM ist sicher. Kennworte sind verschlüsselt.
    Die Übertragung wird per SSL gesichert.
  • Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail und
    optional auch per SMS.

Lesen Sie mehr über die einzelnen Funktionen ...

Weitere Merkmale

  • Mobile Version für Smartphones
  • Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank
  • Datensicherung ist inklusive
  • Konfigurierbar für
    WEG und Mietverwaltung
  • Formulare für die Bewohner können in die eigene Webpräsenz integriert werden
  • Online-Flohmarkt für die Bewohner
  • Web-2.0-Funktionen
  • Daten-Archiv auf Wunsch



Produkt: Basis Features

Meldungen aus den Objekten

» Eingabe durch die Bewohner
Direkte Online-Erfassung von Meldungen, Schäden, Hinweisen oder Anfragen. Für die weitere Bearbeitung wird eine Vorgangsnummer zugewiesen.

In der WEG-Verwaltung wird auch die Abstimmung
der Meldungen zwischen Mietern und Eigentümern
unterstützt.

In einem strukturierten Formular werden die Meldungen genau spezifiziert und können dadurch gezielter bearbeitet werden. Auch sind das Objekt, die WE und der Kunde eindeutig identifiziert.

Der aktuelle Status ist für alle Beteiligten immer sichtbar. Eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt automatisch. Eine SMS-Benachrichtigung ist optional möglich. *²

Kunden mit Smartphones können ihre Meldungen auch über eine spezielle Mobilseite eingeben. Die Übermittlung von Fotos wird ab Version 2.3 möglich.


» Bearbeiten in der Verwaltung
Annahme, Ablehnung und Weiterleitung durch die Verwaltung. Die Angabe von Hinweisen oder Rückfragen ist möglich.

Die Verwendung des Webbrowsers macht die Bearbeitung unabhängig vom Arbeitsplatz möglich. Die Arbeit im HomeOffice ist damit leicht möglich. Jede/r berechtigte Mitarbeiter/in kann auf die Vorgänge zugreifen und verfügt jederzeit über alle Angaben.
Einzelne Meldungen können zu Sammelaufträgen zusammen gefasst werden.

 

Einbinden der Dienstleister

» Übermittlung der Aufträge
Zur Ausführung werden die Meldungen an
interne und externe Hausmeister, Handwerker
oder spezielle Dienstleister übermittelt.
Diese erhalten sofort eine E-Mail.
SMS- und Fax-Anbindung sind optional. *²
Die Dienstleister können ihre Meldungen und Aufträge übersichtlich aufrufen und verwalten.

» Termine
Termine mit Dienstleistern und Bewohnern z.B. vor Ort können über das Termin-Modul gemeinsam ermittelt und festgelegt werden.

» Fertigmeldung durch den Handwerker
Nach der Bearbeitung vor Ort kann der Handwerker / die Serviceperson den Status (teil erledigt, erledigt, nicht möglich) online mitteilen. Verwaltung und Bewohner sind unmittelbar informiert. 

» Anbindung an die Verwaltungssoftware
Die Vorgänge können optional an die Verwaltungssoftware übergeben werden.
Mehr dazu im Abschnitt "Erweiterte Funktionen"

 

 

 

Lesen sie hier, wie Sie Dokumente online verwalten ...




Produkt: Dokumente und Formulare

Erstellen und nutzen

Hinterlegen Sie Dokumente wie z.B. Aushänge, Mitteilungen, Rundschreiben oder Abrechnungen für Objekte und WEs.

Für jedes Dokument können spezielle Leseberechtigungen hinterlegt werden.
Sie können privat oder öffentlich sein.

Eine Funktion erlaubt es Ihnen auf Knopfdruck Rundmails an Bewohner und/oder Eigentümer zu senden.

Lesebestätigung und Abstimmungen können bei einzelnen Dokumenten angefordert werden. So können Sie z.B. eine Tagesordnung oder Angebote mit dem Beirat abstimmen.

Nutzen Sie die Dokumente auch zur Vor- und Nachbereitung von WEG-Versammlungen.

Erlaubte Formate: Textdateien, PDF oder Bilder.

Ältere Dokumente können in ein Online Archiv übertragen werden. *1

Zuordnung

Dokumente können allgemein oder differenziert an einzelne Personengruppen adressiert werden.

  • Gesamtes Objekt oder einzelne WE
  • Bewohner, Eigentümer oder Beirat
  • Öffentlicher Aushang oder private Nachricht



Kosten reduzieren

Durch den Wegfall von Kopien und das geringere Portoaufkommen sparen Sie bares Geld. Abrechnungen können über einen virtuellen Drucker aus Ihrer Verwaltungs Software in ein PDF umgewandelt und anschließend online gespeichert werden.
Der Zugriffschutz sorgt für eine gesicherte Zustellung.

Ab Version 2.4 können Sie auch Online-Formulare selber erstellen und die Daten in Ihre Software übernehmen.




Produkt: Stammdaten und Auswertungen

Stammdaten

Hier verwalten Sie die Objekte und Wohneinheiten, die Bewohner, Eigentümer und Dienstleister. Je Objekt kann nach Mietverwaltung, WEG oder Eigenbestand unterschieden werden.
Das Anlegen der WEs kann über ein spezielles Modul automatisiert werden. Alternativ können Objekte und WEs auch über eine Import- Schnittstelle eingelesen werden.
Mitarbeiter/innen können mit differenzierten Zugangsrechten versehen werden.


Anlegen der Bewohner im System
(und Eigentümer in WEG Verwaltung)
Eigentümer und Bewohner können per E-Mail eingeladen werden, oder per Brief eine persönliche Zugangskennung erhalten.
In der WEG können die Eigentümer ihre Mieter im System selber anmelden.
Das Vorgehen ist so konzipiert, dass die Verwaltung möglichst wenig Aufwand hat.
Die Import- und Export-Schnittstelle in den Formaten CSV, XML und OpenImmo ermöglicht auch die Übernahme von Daten aus der Verwaltungs-Software.


Wichtig:
Es werden nur aktive und
teilnehmende WEs berechnet !



Auswertungen

Das Cockpit
Nach dem Login finden die Mitarbeiter/innen sofort alle neuen Vorgänge in einer Übersicht. Diese kann nach Objekten differenziert werden.
Jede Person kann eine Liste ihrer zugeordneten Objekte als "Favoriten-Liste" führen.

Auswertungen
Differenzierte Analysen der Vorgänge mit Auswertung nach Objekten, WE's und Meldungsarten. Frei wählbare Zeiträume.
Die Ausgabe erfolgt als schnell verständliche Grafik. 
Für die weitere Bearbeitung ist der Export der Daten möglich.


Hinweis: Einzelne Funktionen stehen je nach gewähltem Paket zur Verfügung.



Produkt: Weitere Merkmale

» Software mieten  =  SaaS
SaaS steht für "Software as a Service".
ProCSM wird auf Mietbasis angeboten.
Eine Software-Installation auf den Arbeitsplätzen entfällt. Für die Nutzung ist nur ein Webbrowser nötig. Damit ist auch der Einsatz bei Heimarbeit möglich. Die Übertragung ist per SSL gesichert. Jeder Kunde erhält eine eigenständige Datenbank und getrennte Logins für die Eigentümer und Bewohner, die Verwaltung und die Dienstleister. In den Paketen "Office" und "Company" erfolgt die Abrechnung nach aktiven teilnehmenden WEs.  

» Einrichtung
Die Mitarbeiter/innen werden mit entsprechenden Zugangsrechten im System hinterlegt. Die Einrichtung der WEs kann von Skripten unterstützt und teilautomatisch erfolgen. Die Bewohner / Eigentümer können per E-Mail eingeladen oder schriftlich mit einer persönlichen Kennung informiert werden. Sie melden sich dann selber am System an. Für die Einladungen stehen Serien-Mail- und Brief-Funktionen zur Verfügung.

» Bewohner/Eigentümer
Die Seiten für die Bewohner bzw. Eigentümer können in die Webseiten der Verwaltung integriert werden.

» Online Hausgemeinschaft  
Das System bietet optional die Möglichkeit, den Hausbewohnern eine Online-„Suche/Biete“ -Anwendung anzubieten. Darüber können auch gemeinsame Aktivitäten geplant werden. Auch ein „virtuelles“ Schwarzes Brett steht damit zur Verfügung.

» Datenspeicherung und Sicherheit 
• Software und Daten werden in einem
   Hochleistungs Rechenzentrum in Deutschland
   gespeichert 
• Jeder Kunden erhält eine eigene Datenbank! 
• Die Internetverbindung ist per SSL geschützt.
• Getrennte Login Bereiche für Verwaltung,
   Bewohner/Eigentümer und Dienstleister. 
• Ihre Rechnungen werden im Kundenbereich
   über einen getrennten Zugang hinterlegt.
• Automatische tägliche Datensicherung. 
• Permanentes Monitoring der Server. 
• Verfügbarkeit der Server von 99,9%.
• Doppelte Internetanbindung.
• CO2-neutrales „grünes“ Rechenzentrum.      

» Erweiterungen
 
• Ein eigener (virtueller) Server kann im Paket
  „company“ bereit gestellt werden. 
• Fax-Anbindung für den Versand von
  Aufträgen an Dienstleister/Handwerker.  *²
• SMS für Benachrichtigung *² 
• Datenarchiv 
• Zahlreiche Import/Export Formate werden
   unterstützt (CSV, XML, OpenImmo u.a.) 
• Kombination mit bestehender Software z.B.
   über Webservice und XML. 
 






*1 Einzelne Funktionen sind je Paket verfügbar. Siehe „Preise“
*2 Es entstehen weitere Kosten für externen Dienstleister.